e-Fatura entegrasyonu çoğu projede “belge gönderiliyor mu?” sorusuyla test edilir. İlk belge gidince işin bittiği düşünülür. Oysa günlük operasyonu zorlayan bölüm daha sonra başlar: reddedilen belge, eksik vergi bilgisi, yanlış senaryo ve ERP ile entegratör arasındaki durum farkı.
Kart bilgisi temiz değilse belge de temiz çıkmaz
Müşteri vergi numarası, adresi, vergi dairesi ve e-belge statüsü düzenli tutulmalıdır. Aynı şirketin iki farklı müşteri kartında açılması ya da zorunlu alanların serbest metne bırakılması hatayı büyütür. Entegrasyon öncesi veri temizliği bu yüzden ertelenmemelidir.
Belgenin bütün yolu izlenmeli
Fatura SAP Business One'da oluşur, entegratöre gider, resmi kanaldan alıcıya iletilir ve bir durum cevabı döner. Kullanıcı bu zincirin tamamını tek yerde görebilmelidir. Gönderildi, bekliyor, kabul edildi ya da reddedildi bilgisi ayrı ekranlarda kalırsa takip yine elle yapılır.
- Belge türü ve senaryo eşleştirmeleri
- Vergi kodu, istisna ve tevkifat tanımları
- Gönderim kuyruğu ve yeniden deneme kuralı
- İptal, ret ve iade işlemleri
- Arşiv, imza ve erişim yetkileri
e-Defter tarafı ayrı ele alınmalı
e-Defter, günlük faturaların gönderiminden farklı bir kapanış disiplinine sahiptir. Hesap planı, belge türleri ve muhasebe kayıtları dönem boyunca düzgün değilse sorun son gün görünür. Kontrolleri aylık kapanışa bırakmamak gerekir.
Entegrasyonun kalitesi, sorunsuz belgede değil, hatalı belgenin nasıl ele alındığında belli olur.
Canlıya geçmeden önce
Farklı vergi senaryolarını içeren bir test seti hazırlayın. Normal satışın yanında iade, iskonto, yabancı para, kısmi sevkiyat ve ret örneği de olsun. Yasal gereksinimler değişebildiği için güncel kurallar entegratör ve mali müşavirle ayrıca doğrulanmalıdır.