Şirketlerde rapor eksikliğinden çok rapor kalabalığı görülür. Aynı satış rakamını farklı biçimde hesaplayan dosyalar, kimsenin açmadığı panolar ve her ay elle hazırlanan tablolar... Sorun araç sayısı değil, tanım eksikliğidir.
Önce soruyu yazın
“Satış raporu istiyoruz” geniş bir taleptir. Hangi kararı vereceğiz, hangi sıklıkta bakacağız, rakamın sahibi kim ve hangi ayrıntıya inmek gerekiyor? Bunlar yazıldığında raporun yarısı tasarlanmış olur.
Örneğin yönetim aylık ciroyu izlerken satış müdürü açık tekliflerin bekleme süresine, ürün yöneticisi brüt kara bakabilir. Aynı veri, farklı görevler için farklı görünür.
Tanımlar sabitlenmeli
Net satışa iade dahil mi, kur hangi tarihten alınıyor, stok devir hızı hangi dönemi kapsıyor? Bu tanımlar raporun altında küçük yazıyla kalmamalı. Ekip içinde ortak kabul haline gelmelidir.
- Her gösterge için açık hesaplama tanımı
- Verinin kaynağı ve güncellenme zamanı
- Rapor sahibi ve erişim yetkisi
- Hedef, gerçekleşen ve önceki dönem karşılaştırması
SAP Business One ne sunar?
Standart listeler ve sorgular günlük ihtiyaçların önemli kısmını karşılar. Daha biçimli çıktı için Crystal Reports, rol bazlı gösterge ve özel sorgular kullanılabilir. HANA kullanan yapılarda analitik seçenekler genişler. Araç seçimi, sorunun büyüklüğüne göre yapılmalıdır.
Bir rapor düzenli olarak Excel'e aktarılıp yeniden boyanıyorsa tasarım henüz bitmemiştir.
Küçük başlayın
İlk aşamada beş kritik gösterge seçin. Kullanıldığını gördükten sonra yenisini ekleyin. Kırk göstergeli bir pano, çoğu zaman beş iyi sorunun yerini tutmaz.