Stok doğruluğu yalnızca depo ekibinin sorumluluğu gibi görünür. Oysa yanlış ürün kartı satın almada açılır, hatalı birim satışta seçilir, geç mal kabul muhasebeyi etkiler. Sorun rafta fark edilir ama daha önce başlamıştır.
Hareketin izi kalmalı
SAP Business One; giriş, çıkış, transfer, sayım ve üretim hareketlerini belge bağlantılarıyla tutar. Hangi kullanıcının ne zaman işlem yaptığı görülebilir. Bu iz, farkın nedenini bulmak için gereklidir.
Seri numarası ya da parti takibi kullanılan ürünlerde kabulden sevkiyata kadar zincir korunur. Geri çağırma veya kalite sorunu çıktığında hangi müşteriye hangi partinin gittiği bulunabilir.
Depo yapısını fazla büyütmeyin
Her fiziksel köşeyi ayrı depo tanımlamak raporu kalabalıklaştırabilir. Depo, raf yeri ve sorumluluk yapısı gerçek operasyona uygun kurulmalıdır. Kullanıcının günlük hareketi zorlaşırsa kayıt kalitesi düşer.
- Ürün kodu, ölçü birimi ve barkod standardı
- Depolar arası transfer kuralı
- Negatif stok ve onay politikası
- Seri, parti ve son kullanma tarihi takibi
- Döngüsel sayım ve fark onayı
Satın alma sinyali
Minimum stok, tedarik süresi ve açık siparişler doğru tutulduğunda sistem ihtiyaç önerisi üretebilir. Fakat kötü ana veri, iyi öneri çıkarmaz. Planlama başlamadan önce ürün kartlarının temizliği kontrol edilmelidir.
“Sistemde var” ile “rafta var” arasındaki mesafe, işlemin yapıldığı anda kapanır.
Sayım günü gelmeden
Yılda bir kez yapılan büyük sayım yalnızca farkın büyüklüğünü gösterir. Hızlı dönen ya da değerli ürünleri dönem içinde küçük gruplarla saymak, nedeni daha erken buldurur. Doğru stok bir proje sonucu değil, günlük disiplin sonucudur.